El módulo de Licencias en LEVERADE es la forma más sencilla de llevar un registro fácil y preciso de todas las personas que pertenecen a tu entidad: jugadores, cuerpo técnico, directivos y, en definitiva cualquier persona de la Organización.

La flexibilidad que ofrece te permite configurar formularios en base a tus necesidades y con todos los campos que desees en distintos formatos y aplicarlos a cualquier ámbito: licencias federativas, competiciones.

Antes continuar es importante entender el esquema básico del módulo de licencias:

Esto indica la relación jerárquica entre estos tres apartados. El primer nivel corresponde a Perfil, que corresponde información única de una persona dentro de un organizador. En segundo lugar encontramos Licencias, que podemos definir como la información que habilita a un perfil (persona) a participar en una competición. Y en último lugar encontraremos Participantes, que corresponde a la información específica de participación en una competición.

Para empezar a configurar Licencias ve al menú de Configuración general de tu cuenta de Organizador. A continuación te ofrecemos una definición de los conceptos base que te ayudarán a comprender cómo funciona y obtener el máximo rendimiento.

  • Campos: Los campos son distintos formatos en que podemos recabar información de personas (jugadores, técnicos, clubes, directivos, personal de la Organización) para incluir en nuestros formularios. Un campo se puede adaptar al tipo de información que queremos recoger en función de nuestras necesidades. Así, podemos encontrar campos tipo fecha, texto libre, numérico. Y estos pueden ser únicos o no.
  • Formularios: Los formularios son conjuntos de campos que conforman un proceso de registro y se configuran de forma específica para cada ámbito o fin. Por ejemplo, el formulario de una licencia contendrá unos campos determinados que tal vez no incluya el formulario de inscripción a una competición.
  • Perfil: Los perfiles (o personas) en LEVERADE son el rol más común y transversal de la plataforma. Es decir, todas las personas que hayan sido incluidas en nuestra base de datos tendrán siempre un perfil. En él podremos almacenar toda su información histórica: datos personales, licencias e inscripciones a competiciones.
  • Licencia: Las licencias forman parte de los perfiles (o personas), y permiten, una vez validadas, cumplir con determinados requisitos que la federación o entidad deportiva puede exigir para poder estar federado. Normalmente son requisito indispensable para poder participar en las competiciones que una federación organiza.
  • Inscripciones/Participantes: Las inscripciones/participantes son los procesos a través de los cuales, un club a través de su panel de administración, o una persona a través de un enlace de acceso público lleva a cabo la solicitud de inscripción de un equipo o persona a una determinada competición. Están vinculadas a personas, pueden tener o no como requisito el estar en posesión de una determinada licencia.
  • Cargos: Los cargos están directamente vinculados a las licencias y nos permiten crear subtipos de licencias bajo un mismo formulario, permitiendo una organización más efectiva y precisa de nuestras licencias. Por ejemplo, una licencia de cuerpo técnico podrá incluir tantos subtipos como queramos contemplar: médico, delegado, entrenador, fisioterapeuta, etc.
  • Reglas de Numeración: La numeración son identificadores alfanuméricos únicos que podemos incluir en nuestras licencias. El sistema permite crear reglas de numeración propias e incluirlas en los formularios de licencias, de esta forma, cada vez que una licencia es generada recibe un identificador único.

Estos son los 4 menús de la sección Configuración general de tu cuenta de Organizador que te permitirán llevar a cabo una puesta a punto de todo tu sistema de licencias: "Campos", "Formularios", "Cargos" y "Reglas de Numeración".

Cómo configurar Licencias en mi Organización

1. Campos: El primer paso es añadir los campos que necesites a los formularios que desees. Al añadir un campo deberás incluir información que permita configurar de forma correcta el mismo. Toda la información que incluyamos es importante. Ya que esto ayudará a que el usuario introduzca de forma correcta la información que se le está solicitando. A continuación te dejamos lo que debes incluir y para qué sirve:

  • Tipo: el formato que va a tener el campo que estamos creando. Por ejemplo, si es tipo fecha, el campo se rellenará siempre con información en formato fecha, mediante un calendario.
  • Posición: la posición del campo que estamos creando en la lista general de todos nuestros campos. Esta información tan solo tiene relevancia a efectos de esa lista.
  • Código interno: es un identificador interno, normalmente con el mismo nombre del campo, que permite identificarlo de forma rápida si en un futuro queremos conectar nuestra base de datos con otras plataformas externas. Ese identificador permitirá averiguar más fácilmente el campo que estamos importando/exportando. Lo ideal es escribirlo siempre en minúsculas y sin espacios.
  • Nombre: es el nombre que le vamos a dar al campo que estamos creando y el que verá el usuario cuando se registre.
  • Descripción: texto libre que podemos incluir para indicar al usuario información concreta sobre lo que debe incluir cuando rellene ese campo en el formulario.
  • Único: en esta opción solo podrás indicar "Sí" o "No". Y permite establecer que un campo sea único o no. Cuando un campo es único no puede repetirse y es propio de cada persona o perfil. Por ejemplo, datos que son propios y únicos de cada persona como el DNI o el pasaporte.
  • Aplicable: selecciona a qué formularios deseas añadir este campo: perfiles, licencias o participantes.

Es posible que te resulte complejo averiguar qué campos se deben añadir a uno u otro formulario, por eso desde LEVERADE hemos establecido unos de forma predeterminada para cada uno de los formularios que también os proporcionamos ya creados. No obstante, si necesitas añadir nuevos y no sabes muy bien en qué formulario debe ir, lo ideal es intentar identificar si ese campo no cambia con el tiempo o, si por el contrario, es un dato que puede cambiar transcurrido un tiempo.
 
Por ejemplo, campos como el "DNI" deberián de ser campos incluidos en los formularios de Perfil, ya que es un campo único que no cambia nunca y asociado directamente a una persona. Por su parte, campos como "Categoría" debería ir asociado a un formulario de Licencia o de Participante, en tanto que cambia en función de la edad o el nivel de la persona.

2. Formularios: los formularios son procesos de registro de datos compuestos por campos que habremos añadido previamente. Una vez añadidos los campos deseados podemos crear tantos formularios como necesitemos en función de la estructura de gestión de nuestra Organización. Por defecto LEVERADE ofrece 1 formulario de Perfil, 3 de licencias y 2 de participantes.

Un perfil puede tener infinitas licencias, e infinitos participantes. Nunca puede haber una licencia sin perfil, como tampoco participantes sin licencia y sin perfil. Además, debes tener en cuenta que, a pesar de estar configurando formularios distintos, el proceso de registro para los usuarios (tanto desde el panel de clubes como desde los formularios públicos) será siempre un único proceso por persona dividido en varios pasos. De esta forma, cuando alguien lleve a cabo el proceso de registro de una licencia, si la persona propietaria de esa licencia no está incluida en la base de datos de la Organización el proceso de registro no solo tramitará la licencia sino también el alta de persona (perfil).

Para crear un formulario haz clic en "Crear" y sigue el proceso de creación. Si deseas editar un formulario ya creado haz clic en el icono de editar (el lápiz) y completa el proceso de edición.

En el proceso de edición de los formularios puedes editar, en función de tus necesidades, el nombre del formulario, el precio de las licencias o las inscripciones a competiciones, los formularios que han de ser completados antes de completar el que estás editando y, por último, los campos que componen el formulario.

Estos campos están divididos en dos columnas: la columna de la izquierda muestra todos los campos creados y disponibles, mientras que la columna de la derecha muestra los campos que has añadido al formulario que estás editando.

3. Cargos: los cargos permiten crear subtipos dentro de los formularios de licencia. Por ejemplo, si disponemos de una licencia de Cuerpo técnico y deseamos que cuando se lleve a cabo su tramitación el usuario nos especifique en el proceso de registro qué cargo tiene (médico, delegado de campo, fisioterapeuta, entrenador, etc) deberemos incluir entre los campos de ese formulario el de "Cargo". Este campo se añade desde el menú "Cargos".

El proceso es realmente sencillo, haz clic en Crear e incluye un nombre y el formulario de licencia al que deseas añadirlo y luego haz clic en guardar. Desde ese momento ese formulario incluirá ese campo en los procesos de registro.

4. Reglas de numeración: estas reglas de numeración nos permiten incluir también en las licencias un identificador único e irrepetible para cada una. Puede incluir letras y números y debemos incluir además el nombre para poder identificarlo del resto de reglas de numeración que podamos tener activas. Además, si venimos de un sistema anterior, podemos incluir el último identificador facilitado para que el sistema parta desde esa numeración.

El sistema de creación es muy sencillo. Ve al menú Reglas de numeración, haz clic en "Crear" y completa el proceso de creación. Después, recuerda añadir esa regla de numeración al formulario de licencia que desees que contenga esa regla de numeración. Esto se hace desde el menú Formularios, haciendo clic en el formulario que deseamos editar o creando un nuevo.

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